Politique de confidentialité

1. Champ d'application

La présente politique s'applique à toute personne dont PROMO SCÈNE traite des renseignements personnels dans le cadre de l'exploitation du Site, notamment : les visiteurs qui consultent le répertoire, les personnes titulaires d'un compte fournisseur, les personnes titulaires d'un compte administratif ou interne, les personnes qui utilisent l'un des formulaires du Site, celles qui s'abonnent au résumé hebdomadaire des événements, et celles qui s'abonnent au suivi d'un fournisseur.

2. Renseignements que nous recueillons

Selon la façon dont vous utilisez PROMO SCÈNE, nous pouvons recueillir ou traiter les catégories de renseignements suivantes :

Compte et authentification Votre adresse courriel, votre nom affiché lorsque vous en fournissez un, le rôle et l'état associés à votre compte, ainsi que certains renseignements nécessaires à son authentification et à sa sécurité. L'authentification est gérée par notre fournisseur Supabase. PROMO SCÈNE ne peut pas consulter votre mot de passe en clair et n'en conserve aucune copie en clair dans ses propres bases de données.

Fiche fournisseur Les renseignements que vous fournissez pour créer et présenter votre fiche, notamment le nom de votre activité, votre catégorie, votre région et municipalité, vos descriptions, votre année de début d'activité, votre site Web, vos liens vers les réseaux sociaux, vos services et options, ainsi que les photos, médias ou fichiers que vous choisissez de transmettre. Certains de ces renseignements sont destinés à être affichés publiquement lorsque votre fiche est publiée.

Événements Les renseignements relatifs aux événements que vous publiez, notamment le titre, la description, les détails, la date, l'heure, le lieu, la municipalité et la région. Ces renseignements sont destinés à être publics lorsqu'un événement est publié.

Formulaires de contact Lorsque vous utilisez un formulaire de contact, nous pouvons recueillir votre nom, votre adresse courriel, votre message ainsi que, selon le formulaire, la date et le lieu d'un événement. PROMO SCÈNE ne demande actuellement aucun numéro de téléphone dans ses formulaires. Si vous choisissez volontairement d'inscrire un numéro de téléphone ou un autre renseignement personnel dans un champ de texte libre, ce renseignement sera traité avec le contenu du message.

Abonnements aux courriels Lorsque vous vous abonnez au résumé hebdomadaire des événements ou au suivi d'un fournisseur, nous recueillons votre adresse courriel, votre langue, vos préférences ou critères d'abonnement lorsqu'applicables, le fournisseur suivi ainsi que les renseignements nécessaires à la confirmation et au désabonnement.

Consentements et sécurité Nous conservons certains renseignements permettant de documenter votre acceptation de nos documents juridiques, notamment la version du document accepté, sa langue et la date de votre acceptation. Nous pouvons également utiliser des données techniques limitées à des fins de sécurité, de prévention des abus et de limitation du nombre de tentatives. PROMO SCÈNE ne conserve pas votre adresse IP brute de façon durable dans ce cadre; une empreinte cryptographique peut toutefois être conservée à des fins de sécurité.

Abonnements commerciaux et paiements Les paiements sont traités par Stripe. PROMO SCÈNE conserve uniquement les renseignements nécessaires à la gestion de votre abonnement et de votre facturation, notamment certains identifiants Stripe, le type et l'état de l'abonnement, les périodes couvertes, les montants, les taxes, la devise et l'état des paiements.

Les renseignements de carte de paiement sont saisis directement dans l'environnement sécurisé de Stripe. PROMO SCÈNE ne recueille ni ne conserve les numéros complets de carte de paiement, les codes de sécurité CVV/CVC ni les données permettant d'effectuer directement une transaction par carte.

PROMO SCÈNE conserve les métadonnées nécessaires à la gestion de l'abonnement et de la facturation. PROMO SCÈNE peut également conserver une copie de certaines pièces comptables et des renseignements de facturation qui y figurent, notamment le nom, l'adresse de facturation et les identifiants fiscaux, lorsqu'ils sont nécessaires au respect de ses obligations comptables et fiscales.

Renseignements fournis librement Certains champs du Site permettent de saisir du texte ou de transmettre des fichiers librement. Si vous choisissez d'y inclure d'autres renseignements personnels, ceux-ci seront traités avec le contenu que vous avez volontairement soumis.

3. Utilisation des renseignements

PROMO SCÈNE utilise les renseignements recueillis uniquement aux fins nécessaires à l'exploitation, à la sécurité et au fonctionnement de la plateforme, notamment pour :

Compte et accès Créer et activer votre compte, confirmer votre adresse courriel, vous authentifier, permettre la récupération de votre accès, gérer votre rôle et l'état de votre compte et appliquer les mesures de sécurité appropriées.

Consentements juridiques Documenter votre acceptation des conditions d'utilisation et de la politique de confidentialité applicables. Lorsque requis par le fonctionnement du Site, l'acceptation des versions applicables de ces documents peut constituer une condition d'activation ou de maintien de certaines fonctionnalités du compte.

Fiches fournisseurs Permettre aux fournisseurs de créer et modifier leur fiche, vérifier qu'elle respecte les conditions nécessaires à sa soumission, effectuer le processus d'approbation, l'afficher dans le répertoire lorsqu'elle est admissible et permettre aux visiteurs de la trouver au moyen des outils de recherche et de filtrage.

Les renseignements destinés à être publics peuvent également être utilisés pour produire les titres, descriptions et autres métadonnées nécessaires au référencement du Site dans les moteurs de recherche. Seuls des renseignements déjà publics de la fiche sont utilisés à cette fin.

Abonnements commerciaux et visibilité des fiches Créer et administrer les abonnements, traiter les événements de facturation provenant de Stripe, gérer les renouvellements, échecs de paiement, annulations et périodes payées et déterminer si une fiche satisfait aux conditions requises pour demeurer visible publiquement. Les renseignements liés à Stripe ne sont pas utilisés à des fins publicitaires ou de profilage. Certains de ces renseignements servent également à la tenue des registres, au rapprochement comptable, au respect des obligations fiscales et à la conservation des pièces justificatives requises.

Événements Afficher les événements publics, permettre leur recherche et leur filtrage, produire les exports disponibles sur le Site et inclure les événements admissibles dans les résumés ou notifications auxquels une personne s'est volontairement abonnée.

Demandes de contact Transmettre une demande au fournisseur concerné ou à l'administration de PROMO SCÈNE, conserver une trace de la demande et de son consentement associé, assurer le suivi nécessaire et prévenir les abus. Le contenu des messages n'est pas réutilisé à des fins publicitaires ou commerciales.

Abonnements aux courriels Confirmer les inscriptions au résumé hebdomadaire ou au suivi d'un fournisseur, appliquer les préférences choisies par l'abonné, envoyer les communications demandées et permettre le désabonnement. Les critères sélectionnés volontairement par un abonné servent uniquement à fournir le service demandé et ne sont pas utilisés pour établir un profil comportemental.

Communications nécessaires au fonctionnement du Site Envoyer notamment les confirmations de compte, réinitialisations de mot de passe, messages liés aux fiches et à leur approbation, demandes de contact, confirmations d'abonnement aux courriels, notifications d'événements et communications liées au cycle de vie d'un abonnement.

PROMO SCÈNE n'utilise actuellement pas ces renseignements pour envoyer une infolettre commerciale générale.

Sécurité et prévention des abus Limiter les tentatives excessives, vérifier certaines soumissions automatisées, protéger les comptes et les formulaires et conserver les renseignements techniques nécessaires à la sécurité, au diagnostic et à la traçabilité des opérations administratives.

Mesure d'audience Lorsque vous avez consenti aux outils d'analyse concernés, mesurer de façon agrégée la fréquentation et l'utilisation des pages afin de mieux comprendre le fonctionnement général du Site. PROMO SCÈNE n'utilise pas ces données pour identifier individuellement les visiteurs.

PROMO SCÈNE ne vend pas vos renseignements personnels et ne les utilise pas à des fins de publicité ciblée ou de profilage individuel.

4. Comptes administratifs et internes

Un compte administratif ou interne fait l'objet des mêmes catégories générales de traitement qu'un compte fournisseur, notamment en ce qui concerne l'adresse courriel, le nom affiché, le rôle, le statut du compte, l'authentification et les consentements juridiques applicables.

Lorsqu'un compte est créé sur invitation, les renseignements nécessaires à cette invitation sont utilisés pour créer et activer le compte et pour transmettre le courriel d'invitation au moyen des fournisseurs technologiques utilisés par PROMO SCÈNE, notamment Supabase pour l'authentification et Resend pour l'envoi du courriel.

Dans le cadre de leurs fonctions, les administrateurs autorisés peuvent avoir accès à certains renseignements non publics nécessaires à l'exploitation, à l'administration, au soutien et à la sécurité de la plateforme.

PROMO SCÈNE conserve également un registre de certaines actions administratives, par exemple l'envoi d'une invitation ou certaines décisions de gestion, aux fins de sécurité, de diagnostic et de reddition de comptes dans l'exploitation de la plateforme.

5. Fournisseurs technologiques

PROMO SCÈNE fait appel à des fournisseurs technologiques pour exploiter et sécuriser le Site et fournir ses différentes fonctionnalités. Selon le service utilisé, certains renseignements peuvent être transmis à ces fournisseurs ou être traités au moyen de leurs infrastructures.

Supabase Supabase est utilisé pour l'authentification des comptes, l'hébergement de la base de données ainsi que le stockage de certains fichiers et médias. Le projet Supabase principal de PROMO SCÈNE est actuellement configuré dans la région ca-central-1, située à Montréal, Québec.

Vercel Vercel est utilisé pour l'hébergement et l'exécution de l'application Web. Vercel peut traiter les renseignements techniques nécessaires au traitement des requêtes et à l'exploitation du Site. Lorsque vous y avez consenti, Vercel Web Analytics est également utilisé pour mesurer de façon agrégée la fréquentation du Site.

Resend Resend est utilisé pour l'envoi des courriels transactionnels et fonctionnels de PROMO SCÈNE. Les renseignements transmis peuvent comprendre l'adresse courriel du destinataire ainsi que le contenu nécessaire au courriel envoyé. Dans le cas d'une demande de contact, le contenu du message soumis peut notamment être transmis à Resend afin d'être acheminé au destinataire concerné.

Cloudflare Cloudflare Turnstile est utilisé afin de protéger certains formulaires contre les soumissions automatisées et les abus. Dans le cadre de cette vérification, un jeton de validation ainsi que l'adresse IP du visiteur peuvent être transmis à Cloudflare. PROMO SCÈNE ne conserve pas durablement le jeton Turnstile ni la réponse brute reçue de Cloudflare.

Stripe Stripe est utilisé pour la création et la gestion des abonnements, le traitement des paiements, la facturation, les taxes et le portail de gestion de la facturation. Les renseignements de paiement, y compris le numéro complet de carte et le code de sécurité CVV/CVC, sont saisis directement dans l'environnement de Stripe et ne sont pas reçus ni conservés par PROMO SCÈNE. PROMO SCÈNE conserve uniquement les renseignements nécessaires à la gestion de l'abonnement et de la facturation, tels que certains identifiants Stripe, les statuts, les périodes, les montants, les taxes et la devise. PROMO SCÈNE peut également conserver ses propres copies comptables limitées des documents et renseignements de facturation nécessaires à sa tenue de registres.

Traitement à l'extérieur du Québec Certains fournisseurs technologiques peuvent traiter ou héberger des renseignements à l'extérieur du Québec ou du Canada. C'est notamment le cas de certaines fonctions de l'application hébergées par Vercel, dont l'exécution est actuellement configurée aux États-Unis. La localisation du traitement peut également dépendre de l'infrastructure utilisée par chaque fournisseur.

PROMO SCÈNE limite les renseignements transmis à ces fournisseurs à ceux nécessaires aux services qu'ils fournissent dans le cadre de l'exploitation du Site.

6. Renseignements publics et renseignements privés

Lorsqu'une fiche satisfait aux conditions nécessaires pour être visible publiquement sur PROMO SCÈNE, certains renseignements fournis par le fournisseur peuvent être affichés publiquement.

Peuvent notamment devenir publics : le nom de la fiche, la catégorie, la description, le slogan, la municipalité et la région associées à la fiche, les territoires desservis, les services offerts, l'année de début d'activité et l'expérience qui en découle, le site Web, les liens vers les réseaux sociaux, le badge PROMO SCÈNE APPROUVÉ lorsqu'il est attribué, les événements publiés ainsi que les médias fournis pour la fiche.

La visibilité publique d'une fiche dépend notamment de son approbation, du maintien d'un abonnement admissible et de l'état actif du compte qui lui est associé.

Demeurent privés et ne sont pas affichés publiquement : votre adresse courriel de compte, votre adresse courriel privée utilisée pour recevoir les demandes de contact, vos renseignements d'authentification, les renseignements des comptes administratifs et internes, les preuves de consentement, les données techniques de sécurité, vos renseignements de facturation, les pièces et registres comptables conservés par PROMO SCÈNE, ainsi que les adresses courriel des personnes abonnées aux communications de PROMO SCÈNE.

Certains de ces renseignements privés peuvent toutefois être accessibles aux personnes autorisées ou aux fournisseurs technologiques lorsque cet accès est nécessaire au fonctionnement, à l'administration, à la sécurité ou à la prestation des services de PROMO SCÈNE, conformément aux autres sections de la présente politique.

7. Conservation

PROMO SCÈNE conserve les renseignements personnels pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des périodes de conservation plus longues pouvant être nécessaires pour certaines obligations applicables, la sécurité, la reddition de comptes ou la conservation de preuves.

Comptes et demandes de suppression Lorsqu'une demande de suppression de compte est effectuée, le compte est placé en état de suppression demandée et le contenu qui dépend d'un compte actif cesse d'être admissible à l'affichage public. Une période de grâce de 30 jours est prévue avant que le compte soit admissible au traitement final d'anonymisation et de nettoyage.

Lors du traitement final, les renseignements d'identité qui ne sont plus nécessaires peuvent être anonymisés, et les contenus associés à la fiche fournisseur qui n'ont pas à être conservés sont supprimés ou rendus définitivement non publics. Certaines données peuvent toutefois être conservées plus longtemps lorsqu'elles sont nécessaires, notamment pour préserver une preuve de consentement, assurer la traçabilité administrative ou respecter des obligations comptables, fiscales ou autres obligations applicables.

Demandes de contact Les renseignements contenus dans les formulaires de contact fournisseur et de contact général sont conservés pendant une période maximale de 12 mois, après quoi ils sont supprimés avec les métadonnées de livraison qui leur sont directement associées.

Abonnements aux courriels non confirmés Les demandes d'abonnement au résumé hebdomadaire ou au suivi d'un fournisseur qui ne sont pas confirmées sont conservées pendant un maximum de 7 jours avant d'être supprimées.

Les renseignements associés à un abonnement confirmé sont conservés pendant la durée nécessaire à la fourniture du service demandé et à la gestion du désabonnement. Certaines traces liées au consentement ou au désabonnement peuvent être conservées plus longtemps lorsqu'elles sont nécessaires à des fins de preuve ou de conformité.

Données techniques de sécurité Les empreintes cryptographiques utilisées pour limiter les abus et le nombre de requêtes sont conservées pendant un maximum de 48 heures dans le mécanisme de maintenance générale de PROMO SCÈNE.

Facturation et abonnements commerciaux Les renseignements nécessaires à la gestion d'un abonnement actif sont conservés pendant la durée requise pour fournir le service.

Les registres, pièces justificatives et renseignements de facturation nécessaires aux obligations comptables et fiscales sont généralement conservés pendant six ans suivant la fin de la dernière année à laquelle ils se rapportent. Ils peuvent être conservés plus longtemps lorsqu'une vérification, une opposition, une contestation, un appel ou une autre obligation applicable l'exige.

Les journaux techniques d'événements Stripe utilisés pour le traitement et le diagnostic des webhooks sont conservés pendant un maximum de 90 jours lorsqu'ils ne sont plus nécessaires à une autre finalité.

Preuves de consentement et journaux administratifs Certaines preuves de consentement et certains renseignements de traçabilité peuvent être conservés après la fermeture ou l'anonymisation d'un compte lorsqu'ils demeurent nécessaires aux fins pour lesquelles ils sont conservés. PROMO SCÈNE limite alors les renseignements conservés à ceux nécessaires à ces fins.

Lorsque des renseignements ne sont plus nécessaires et qu'aucune conservation supplémentaire n'est requise, PROMO SCÈNE prévoit leur suppression ou leur anonymisation selon la nature des renseignements concernés.

8. Sécurité

PROMO SCÈNE met en œuvre des mesures raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre l'accès, l'utilisation, la modification ou la divulgation non autorisés.

Ces mesures comprennent notamment des contrôles d'accès fondés sur le rôle, l'identité et l'état actif du compte, ainsi que des mécanismes visant à limiter l'accès aux renseignements, fichiers et médias non publics aux personnes ou systèmes autorisés.

PROMO SCÈNE utilise également différentes mesures techniques et administratives afin de protéger les comptes, les formulaires et les fonctions d'administration de la plateforme.

Malgré ces mesures, aucun système informatique ou service en ligne ne peut être considéré comme entièrement à l'abri d'un incident de sécurité.

9. Témoins (cookies)

Le Site utilise des témoins essentiels à l'authentification et à la sécurité, notamment ceux nécessaires à la gestion de votre session lorsque vous êtes connecté à un compte.

Le Site utilise également Cloudflare Turnstile sur certains formulaires afin de prévenir les soumissions automatisées et les abus. Cette technologie de sécurité peut utiliser des témoins ou d'autres mécanismes de stockage nécessaires à son fonctionnement. Elle n'est pas utilisée à des fins publicitaires ou de profilage.

Le Site propose aussi, sur une base volontaire, la mesure d'audience agrégée au moyen de Vercel Web Analytics. Cet outil fonctionne sans témoin de suivi individuel et n'est activé que lorsque vous y consentez explicitement.

Votre choix concernant la mesure d'audience est enregistré localement dans votre navigateur. En l'absence de consentement ou lorsque vous refusez la mesure d'audience, Vercel Web Analytics n'est pas chargé. Vous pouvez modifier votre choix en tout temps au moyen du lien « Gérer mes témoins » dans le pied de page du Site.

PROMO SCÈNE n'utilise aucun témoin publicitaire ni aucun outil de suivi tiers à des fins de publicité ciblée.

10. Vos droits

Sous réserve des lois applicables au Québec, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, vous pouvez exercer les droits qui vous sont reconnus relativement à vos renseignements personnels.

Vous pouvez notamment demander l'accès aux renseignements personnels que PROMO SCÈNE détient à votre sujet et, lorsqu'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques, demander leur rectification.

Lorsque les conditions prévues par la loi sont remplies, vous pouvez également demander la suppression de certains renseignements, la cessation de leur diffusion ou la désindexation d'un hyperlien permettant d'y accéder.

Vous pouvez demander que certains renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous vous soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé, conformément au droit à la portabilité prévu par la loi. Ce droit peut être soumis aux limites et exceptions prévues par la législation applicable.

Lorsque le traitement repose sur un consentement qui peut être retiré, vous pouvez retirer ce consentement selon les mécanismes applicables. Vous pouvez notamment modifier votre choix concernant la mesure d'audience au moyen du lien « Gérer mes témoins » et vous désabonner du résumé hebdomadaire ou du suivi d'un fournisseur au moyen des liens prévus à cette fin.

Certains renseignements peuvent également être corrigés directement dans votre compte, notamment ceux de votre fiche fournisseur. Une demande de suppression de compte peut être effectuée à partir de la fonction prévue à cette fin dans votre compte. Le traitement de cette demande demeure soumis aux règles de conservation et d'anonymisation décrites dans la présente politique.

Pour une demande d'accès complète, une rectification qui n'est pas offerte en libre-service, une demande de portabilité ou toute autre demande relative à vos renseignements personnels, communiquez avec le responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse :

vieprivee@promoscene.ca

PROMO SCÈNE traitera votre demande conformément aux délais et aux limites prévus par la loi applicable. Certaines demandes peuvent nécessiter la vérification de votre identité avant que des renseignements personnels soient communiqués ou modifiés.

11. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels de PROMO SCÈNE est Julien Sirois, travailleur autonome et exploitant de PROMO SCÈNE.

Pour toute question ou demande concernant vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec lui à l'adresse :

vieprivee@promoscene.ca

12. Modifications de la présente politique

PROMO SCÈNE peut modifier la présente politique afin de refléter notamment l'évolution du Site, de ses pratiques ou des exigences applicables.

Toute nouvelle version est publiée séparément sous un nouveau numéro de version. Une version déjà publiée n'est pas modifiée rétroactivement dans le système de PROMO SCÈNE.

La version actuellement en vigueur est accessible sur la présente page et son numéro de version y est indiqué.

Lorsqu'une nouvelle acceptation explicite est requise dans le cadre du fonctionnement du compte, PROMO SCÈNE demande cette acceptation au moyen du mécanisme prévu à cette fin.

PROMO SCÈNE n'envoie pas actuellement de notification automatique par courriel chaque fois qu'une nouvelle version de la présente politique est publiée.

13. Boutique de marchandises (Fourthwall)

PROMO SCÈNE présente les produits de sa boutique de marchandises directement sur ses propres pages, à même promoscene.ca, au moyen de l'interface technique de son partenaire Fourthwall. La consultation du catalogue et des fiches produits se fait donc sur promoscene.ca. Seule l'étape de commande et de paiement vous redirige vers l'environnement sécurisé de Fourthwall, à l'adresse boutique.promoscene.ca.

Pour vous permettre d'ajouter des articles à votre panier avant cette redirection, PROMO SCÈNE dépose sur son propre domaine un témoin technique de première partie, décrit à la section « Technologies strictement nécessaires » de notre Politique de témoins. Ce témoin ne contient qu'un identifiant de panier; avant que vous ne soyez redirigé vers Fourthwall pour finaliser votre commande, seuls cet identifiant de panier, l'article et la quantité sélectionnés ainsi que la devise sont transmis à Fourthwall — aucun renseignement personnel identifiable, tel que votre nom, votre adresse ou vos renseignements de paiement, ne lui est transmis à cette étape.

Une fois la commande amorcée sur boutique.promoscene.ca, Fourthwall agit comme marchand officiel (« Merchant of Record ») pour les produits vendus dans la boutique — un rôle que Fourthwall confirme officiellement assumer pour ses ventes, ses paiements et les taxes applicables. À ce titre, Fourthwall traite les renseignements nécessaires à la prise, au traitement et au paiement de votre commande, notamment vos coordonnées, votre adresse de livraison et vos renseignements de paiement. PROMO SCÈNE ne recueille ni ne conserve lui-même les renseignements complets de votre carte de paiement ou de votre moyen de paiement; ceux-ci sont traités directement par Fourthwall et ses propres fournisseurs de paiement.

Selon le fonctionnement de la plateforme Fourthwall, certains renseignements liés à votre commande ou à votre relation avec la boutique, par exemple votre nom, votre adresse courriel ou l'historique de vos commandes, peuvent être accessibles à PROMO SCÈNE ou lui être communiqués au moyen du tableau de bord Fourthwall, notamment à des fins de service à la clientèle, de suivi des ventes ou de statistiques.

Fourthwall possède sa propre politique de confidentialité, distincte de la présente politique, qui régit son propre traitement des renseignements personnels dans le cadre de l'exploitation de la boutique. Nous vous invitons à la consulter avant d'effectuer un achat : https://fourthwall.com/legal/privacy-policy

Le statut de Fourthwall à titre de marchand officiel pour ces transactions n'a pas pour effet d'écarter les droits ou protections auxquels vous ne pouvez légalement renoncer en vertu des lois applicables au Québec.

14. Nous joindre

Pour toute question générale relative à la présente politique, vous pouvez communiquer avec nous au moyen du formulaire de contact général accessible sur le Site. Pour toute question ou demande concernant spécifiquement vos renseignements personnels, écrivez directement à vieprivee@promoscene.ca.